Previsione di cassa in Excel: il modello e quando passare a un software

Un foglio Excel ben fatto basta per sapere in quale giorno il conto rischia di andare sotto zero. Ecco come impostarlo, gli errori che lo rendono inutile e quando conviene smettere di aggiornarlo a mano.

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Le quattro colonne che servono

Nella colonna del saldo la formula è sempre la stessa: saldo della riga sopra + incassi − pagamenti. Una formattazione condizionale che colora di rosso i valori sotto zero ti mostra subito il giorno critico.

Gli errori che rendono il foglio inutile

1. Data della fattura al posto della scadenza. Conta il giorno in cui i soldi entrano o escono, non quello in cui è stata emessa la fattura.
2. Uscite senza fattura dimenticate: stipendi, F24, rate del mutuo, affitto.
3. Fatture già pagate lasciate nel foglio, che fanno sembrare la cassa più bassa o più alta del vero.
4. Aggiornamento saltato. Un foglio fermo da tre settimane dà una risposta sbagliata con molta sicurezza.

Quando passare a un software

Se le fatture sono più di qualche decina al mese, ricopiarle diventa il lavoro vero. In Italia ogni fattura elettronica contiene già importo e scadenza: CassaChiara le legge dal cassetto fiscale (XML, .p7m, ZIP) o da Fatture in Cloud con un clic, mette ogni scadenza al suo posto e in cima ti dice quanto puoi spendere oggi senza andare sotto zero nei prossimi 90 giorni. Se andrai in rosso, ti dice il giorno, quanto manca e chi sollecitare, con l'email già scritta.

Le fatture restano sul tuo dispositivo: come proteggiamo i dati. Per confrontare le alternative: software per i flussi di cassa a confronto.

Domande frequenti

Come si fa una previsione di cassa in Excel?

Servono quattro colonne: data, incassi, pagamenti e saldo progressivo. Il saldo di ogni riga è il saldo della riga precedente più gli incassi meno i pagamenti. Le righe vanno ordinate per data di scadenza, non per data della fattura.

Qual è l'errore più comune?

Usare la data della fattura invece della data di scadenza del pagamento, e dimenticare le uscite senza fattura come stipendi, F24 e rate.

Quando conviene passare a un software?

Quando le fatture sono più di qualche decina al mese o quando aggiornare il foglio richiede più di mezz'ora a settimana. CassaChiara legge le fatture elettroniche e fa la previsione in pochi minuti, gratis fino a 50 fatture.